La gestion des dépenses professionnelles d’une société est un enjeu majeur qui préoccupe profondément les patrons d’entreprise. Comment s’organiser pour garantir une traçabilité permanente, une transparence de tout instant, une disponibilité de pièces justificatives sans faille, une bonne gestion des notes de frais… ? Voilà entre autres les questions que se posent les chefs d’entreprise sur les dépenses réalisées dans le cadre professionnel.
Les dépenses professionnelles : qu’est-ce que c’est ?
Sont considérées comme dépenses professionnelles d’une entreprise, toutes les rentrées et sorties d’argent liées à son fonctionnement et à la production des services et produits qu’elle offre. Ainsi, les dépenses professionnelles peuvent concerner une vente de produit, un achat de fournitures, le paiement d’un fournisseur, le règlement d’un sous-traitant, etc.
Les structures font généralement face à trois types de dépenses : les charges fixes, les charges variables et les charges mixtes. Dans le détail, dans chaque poste de dépenses, vous pouvez distinguer à peu près les charges financières suivantes :
· Les charges fixes : ce sont des dépenses professionnelles qui ne dépendent pas de la production de l’entreprise et qu’elle doit payer périodiquement, quel que soit son niveau d’activité. On peut citer à ce propos le loyer des bureaux, les frais administratifs, les impôts et taxes, les frais de maintenance de la logistique, les frais d’amortissements, les salaires du personnel, les cotisations patronales, etc. ;
· Les charges variables : ce sont les dépenses opérationnelles qui varient selon le volume de l’activité de l’entreprise. À ce titre, la consommation énergétique, les frais d’emballage, la sous-traitance, les frais de marchandises, l’acquisition des matières premières et autres sont comptabilisés comme des dépenses professionnelles variables ;
· Les charges mixtes : elles concernent les frais qui sont à cheval sur les charges variables et les charges fixes. C’est le cas par exemple du traitement salarial d’un commercial externe. Il est payé sur une base de travail fixe et reçoit un bonus complémentaire s’il atteint un niveau d’objectif donné.
Les difficultés de gestion rencontrées dans les équipes des directions administratives et financières ne sont pas propres aux grandes structures. PME, organisations non gouvernementales, organismes publics… toutes les entreprises soucieuses d’une gestion transparente, fiable et traçable de leurs finances sont potentiellement concernées par l’enjeu des dépenses professionnelles.
À quoi ça sert de bien administrer les dépenses professionnelles de l’entreprise ?
Bien gérer les dépenses de l’entreprise n’est pas qu’une tâche administrative, c’est aussi un excellent outil de performance et d’amélioration de la croissance de l’entreprise. Comment ? Lorsque votre entreprise parvient à optimiser la gestion de ses ressources financières, cela provoque des effets positifs comme :
· Une meilleure rentabilité : la rentabilité de l’entreprise peut s’améliorer si vous parvenez à établir des process qui réduisent les dépenses inutiles et qui soulagent votre trésorerie ;
· Une meilleure gestion du temps : lorsque vos dépenses professionnelles sont gérées de façon optimale, cela peut induire un gain de temps pour le personnel qui peut le mettre au profit d’autres tâches stratégiques ;
· Une meilleure comptabilité : si vous adoptez un mode de gestion efficace, vous aurez dans toutes vos dépenses une traçabilité parfaite et une transparence totale.
Quelles solutions pour l’administration de vos dépenses professionnelles ?
C’est possible de parvenir à une bonne gestion des dépenses de votre entreprise. Cela passe par un diagnostic global de vos problèmes. À chaque problème, adaptez une solution de façon à obtenir à l’arrivée, un système de gestion globale des dépenses professionnelles susceptible de :
· Maîtriser les coûts de fonctionnement ;
· Faire une comptabilité analytique ;
· Rentrer en possession de toutes les factures ;
· Fixer un budget par type de dépenses ;
· Centraliser la gestion des justificatifs et des abonnements ;
· Etc.
La digitalisation : la bonne solution de gestion des dépenses professionnelles
Entre définir des politiques de dépenses et assurer leur bon suivi, l’exercice de gestion des dépenses d’entreprise peut s’avérer impossible.
Mais vous pouvez vous réjouir ! La pratique moderne de la gestion des ressources financières a démontré que l’un des meilleurs outils de bonne gestion des dépenses professionnelles reste les outils digitaux.
Selon les chiffres de l’OCDE « Les entreprises très matures sur le plan digital font 3 fois plus de profits et grandissent 4,5 fois plus vite que les autres ». En effet, les logiciels de gestion des dépenses d’entreprise disposent de qualités spécifiques qui permettent :
· La validation et le contrôle intelligent ;
· La validation facile et efficace des notes de frais ;
· La dématérialisation des factures ;
· La fourniture de cartes de paiement professionnelles pour le plafonnement la traçabilité des dépenses ;
· Un suivi en temps réel des dépenses professionnelles ;
· Etc.
Cet ensemble de solutions digitales favorise une structuration et une automatisation du processus de gestion de vos dépenses d’entreprise ; garantissant ainsi sécurité, flexibilité, productivité et optimisation de votre trésorerie.