Il n’y a rien de plus facile que le fait de signer un document en version papier. En effet, il vous suffit de trouver un stylo et de répéter plusieurs fois un geste esquissé. Toutefois, quand il s’agit de faire une signature électronique, les choses deviennent plus compliquées.
À vrai dire, les instruments habituels, à savoir la main et le stylo, ne sont pas utilisés. Pour réaliser une telle opération, il est indispensable d’utiliser un logiciel de signature en ligne. Cependant, plus vous adoptez ce genre de technologie numérique dans votre entreprise, plus vous vous y habituez et plus il devient facile de signer électroniquement tous vos documents.
Avant d’utiliser une signature numérique, il faut la créer
D’abord, la signature numérique n’est pas un simple équivalent électronique de la signature écrite. Ainsi, scanner votre paraphe habituel ou signer sur l’écran de votre Smartphone, cela ne suffit pas pour l’usage d’une signature électronique en ligne. La démarche permet notamment de générer, d’utiliser et de garantir une signature numérique plus complète.
Selon la loi en vigueur depuis 2000, la valeur juridique d’une signature numérique, identique à celle d’un paraphe manuscrit, repose sur deux conditions. D’une part, l’identité du parapheur doit être observable grâce à un certificat électronique. De l’autre part, la signature doit être réalisée par le biais d’un logiciel spécialisé dans l’utilisation d’une signature en ligne.
En ligne, vous pouvez trouver un portail web dédié qui vous permet de sécuriser l’engagement du parapheur et de garantir l’authenticité du document signé. De plus, vous pouvez y découvrir une multitude de solutions vous permettant de faire une signature digitale en ligne. Après l’obtention d’un certificat spécialisé et d’un accès libre à un logiciel sécurisé, vous pouvez signer vos documents digitalisés.
Faire une signature en ligne : du côté de l’émetteur du document
Du point de vue de l’émetteur du document, quelques étapes sont à suivre pour faire une signature électronique. Pour ce faire, il convient en premier lieu de vous connecter à un logiciel spécialisé dans la réalisation d’une signature numérique en ligne en entrant vos identifiants. L’authentification de votre compte vous permet d’accéder facilement à votre tableau de bord. Ensuite, créez une collection de paraphes en cliquant sur l’option dédiée sur votre tableau de bord, donnez un nom à votre collection et renseignez une date limite de signature.
Par la suite, il est indispensable d’ajouter des signataires en choisissant parmi des parapheurs déjà renseignés sur le logiciel ou en inscrivant le nom et l’adresse mail du nouveau signataire. Vous devez aussi remplir le champ obligatoire pour le numéro de téléphone, puisqu’un code de validation est envoyé au signataire pour qu’il puisse homologuer sa signature. Cliquez sur « Envoyer » pour transmettre le document à signer aux personnes souhaitées.
Par la suite, récupérez le document signé en cliquant sur l’option « Collecte » dans le tableau de bord du logiciel spécialisé. Par ailleurs, vous pouvez constamment vérifier où en est le ramassage des paraphes. Quand un signataire a rempli sa mission, le mot « Signé » apparaît en vert à côté de son nom. Dès que tous les parapheurs se sont manifestés, il vous suffit de télécharger le document en cliquant sur le lien. Ouvrez le document à l’aide d’un logiciel spécialisé pour la lecture PDF et vérifiez que les signatures numériques ont bien été posées.
Faire une signature électronique : du côté des signataires
Une fois la demande de paraphe remplie sur le logiciel de signature en ligne, chaque parapheur reçoit un email l’incitant à consulter le document en attente de sa signature numérique. Si vous êtes dans cette situation, les démarches à suivre sont différentes à ceux de l’émetteur du document. Dans la note que vous avez reçue par mail, cliquez sur le lien. Ensuite, sur le logiciel de signature numérique, vous pouvez visualiser le document à signer et accéder à l’instrument de signature qui se trouve souvent en bas de la page.
Puis, validez la demande en cochant l’option « j’accepte ». Le cas échéant, il est possible de rejeter cette demande en notifiant votre décision à l’émetteur du document. Si vous avez accepté, vous recevez sur votre Smartphone un SMS comportant un code de validation unique. Ensuite, inscrivez le code dans le champ adapté et cliquez sur le bouton « Signer ». Enfin, il convient de vérifier le statut de votre signature.
Dans quels cas la signature numérique en ligne est-elle utilisée ?
La signature numérique en ligne permet de signer plusieurs types de dossiers, dès lors qu’ils existent en version numérique tels que le contrat, la fiche de paie, la facture, la réponse à un appel d’offres, le bon de commande, le devis, la note interne, etc. Facile à faire et très pratique, une fois les étapes maîtrisées, la signature en ligne peut être utilisée dans plusieurs cas de figure. En général, les entreprises n’ont pas le choix, les réponses aux appels d’offres des marchés publics doivent être signées en ligne, ce qui contraint les participants à utiliser un logiciel spécialisé et se doter d’un certificat numérique.