L’accroissement des flux de documents, la dématérialisation ainsi que la progression des systèmes de communication informatique ont engendré la mise en place d’un dispositif intelligent pouvant rassembler, rationaliser et contrôler tous les documents circulant dans la structure.
Le logiciel de Gestion Électronique des Documents est un outil important pour promouvoir la transformation numérique d'une société. Il gère tous types de documents, quel que soit leur format, et il offre la possibilité d'accéder rapidement et sans difficulté aux fichiers dont vous avez besoin.
GED : qu’est-ce c’est ?
GED signifie Gestion Électronique des Documents. Par conséquent, le logiciel ged est considéré tel un système informatique conçu pour faciliter la gestion des documents numériques. Ce dispositif est généralement un logiciel professionnel.
Le GED logiciel permet de numériser, d'indexer, de rechercher, de diffuser et d'archiver des documents. Il vise à dématérialiser les processus métiers de l'entreprise à l'aide d'outils simples d'utilisation. Il est également utilisé pour minimiser la consommation de papier et même atteindre l'objectif du zéro papier.
En limitant le temps requis pour rechercher des informations, l’outil joue un rôle important dans le perfectionnement de l'efficacité des employés. Le processus et le temps d'attente seront donc raccourcis : un détail primordial pour vos clients. Une telle alternative peut aussi simplifier la communication interne en réduisant le nombre d'exemplaires distribués aux différents services et le flux d'informations reçues par les employés.
Zoom sur les fonctionnalités du logiciel
Le logiciel dématérialisation des documents dispose de nombreuses fonctions. Un tel avantage offre la possibilité d’assurer de manière efficace la gestion des documents. Cette fonction comprend :
- la numérisation de fichiers existants par scannage,
- l’intégration de fichiers électroniques existants,
- la création de nouveau contenue de document électronique.
En outre, l’outil ged est utile pour classer plus facilement les documents. Cette fonctionnalité inclut la description des documents en fonction du contenu ou des métadonnées. Le but principal des classements est de promouvoir leur utilisation. Il offre aussi la chance d’assurer des données sous forme électronique. Ceux-ci peuvent être diffusés via Internet ou Intranet. Le partage d'informations comprend également leur analyse, leur traitement et leur vérification préalable.
En gros, il permet la suppression définitive d’un document, le stockage de plusieurs versions d'un document, l’établissement des règles de stockage des documents, etc.
Vers qui se tourner pour obtenir un outil fiable et adapté aux besoins de son entreprise ?
En générant des modèles de documents et en priorisant leur classement, votre organisation deviendra plus fluide. Les collaborateurs s'adaptent à la conception et au type d'archivage de tous types de dossiers de communication interne et externe dans votre entreprise.
Puisque le temps, c'est de l'argent, en accélérant leur recherche de dossiers, vos employés optimiseront également le temps qu'ils passeront à rechercher les informations clés. Accessibles à distance, ces documents peuvent être utilisés lors de réunions de travail avec les clients, en déplacement ou en télétravail depuis chez soi.
Le référencement et l’archivage numérique de tous les fichiers se traduiront par des mises à jour des informations en temps réel. Il n'y a plus de versions dupliquées ou obsolètes du document parallèlement à la dernière mise à jour.
Pour ce faire, il est essentiel de se fier à une société spécialisée dans ce domaine. C’est-à-dire, une entreprise capable de vous fournir un logiciel dématérialisation des documents haut de gamme. Afin de trouver un tel professionnel, vous devez effectuer des recherches sur le net. Ensuite, vous réaliserez une comparaison. Vous pouvez aussi utiliser un outil de comparateur en ligne. Cela vous donnera la possibilité de chercher rapidement l’agence à qui vous aimerez collaborer. Il est également conseillé de consulter les commentaires des autres entreprises pour mieux évaluer la notoriété et la fiabilité de votre futur partenaire.